Combilicentie of reprografieaangifte? – de beide opties helder voor u uitgelegd

Neem vooraleer u uw jaarlijkse aangifte bij Reprobel indient, tien minuten de tijd om deze tekst grondig te lezen. Dit is belangrijk om als onderneming, zelfstandige, vrije beroeper, vzw of overheidsinstelling goed geïnformeerd de juiste aangifte- en licentieformule bij Reprobel te kiezen voor het kalenderjaar waarvoor u aangifte doet.

Een vrije maar geen vrijblijvende keuze

Op het aangifteportaal van Reprobel kan u als onderneming, zelfstandige, vrije beroeper, vzw of overheidsinstelling kiezen tussen de gecombineerde licentie (digitaal en papier) of een reprografieaangifte (fotokopies). We leggen het verschil tussen de beide opties helder voor u uit. Overweeg uw keuze zorgvuldig en doe vooraf een grondig onderzoek naar het reële gebruik van externe auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden in uw organisatie, zowel digitaal als op papier. U heeft op zich de vrije keuze tussen de beide opties, maar Reprobel kan uw aangifte wel controleren en indien nodig betwisten. Incorrecte of onvolledige aangiftes, of vastgestelde auteursrechtelijke inbreuken, kunnen tot sancties leiden. Het auteursrecht is, net als het merken- of octrooirecht, immers een intellectueel eigendomsrecht en dus een ‘verbodsrecht’. U mag externe auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden niet gebruiken zonder de uitdrukkelijke en specifieke toestemming van de rechthebbende(n) – de auteur(s) of de uitgever – tenzij de wet een uitzondering op het auteursrecht voorziet. Uw keuze is dus vrij, maar niet vrijblijvend. Reprobel wil u als partner van de Belgische ondernemingen maximaal beschermen tegen auteursrechtelijke inbreuken, met de juiste formule afgestemd op uw reële gebruik van externe auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden in het kalenderjaar waarvoor u aangifte doet.

Het auteursrecht in de digitale wereld

Artikel XI.165, § 1, eerste en vierde lid, van het Wetboek van Economisch Recht bepaalt dat uw onderneming / instelling de toestemming van de rechthebbende(n) – een licentie dus – nodig heeft voor elke digitale kopie, elke print en elke scan van bedrijfsexterne auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden. Hetzelfde geldt als u dit soort werken digitaal intern of extern communiceert, deelt of verspreidt (bv. via mail, intranet, chat, …), of als u ze verwerkt in een fysieke of digitale presentatie. Er bestaat geen wettelijke uitzondering op het auteursrecht voor citeren door ondernemingen en overheidsinstellingen (met uitzondering van erkende onderwijsinstellingen, maar die vallen onder een apart regime). Het digitaal overnemen van delen van beschermde teksten en beelden moet u dus ook via een licentie regelen. Alleen voor fotokopies van beschermde werken geldt een wettelijke uitzondering: u mag dit soort fotokopies nemen, maar daarvoor moet u dan wel een wettelijk verplichte aangifte bij Reprobel doen en een reprografievergoeding betalen.

U heeft geen licentie nodig als u het beschermde werk zelf heeft gemaakt als onderneming of instelling. U moet het werk dan wel volledig zelf maken. Gebruikt u bv. externe beschermde teksten of beelden om een eigen rapport te stofferen, dan heeft u hiervoor dus wel een licentie nodig.

Het is in de digitale wereld van vandaag heel eenvoudig om auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden die u op het internet vindt, te hergebruiken binnen uw onderneming of instelling. Enkele voorbeelden. Auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden knippen en plakken. Een interessant artikel op het internet opslaan op een smartphone, tablet, computer of server. Dit artikel digitaal delen met collega’s of met een adviseur buiten het bedrijf. Een Teams of Zoom vergadering waarin externe, beschermde teksten en beelden worden getoond. Een beschermde foto vanuit Google of Bing verwerken in een PowerPoint presentatie. Snel nog even dat interessante rapport afprinten voor op de trein. Cartoons of quotes delen in een  professionele context.

Een auteursrechtelijk beschermd werk is een werk dat het resultaat is van een creatieve of intellectuele inspanning en dat de ‘persoonlijke stempel’ van de auteur draagt. Typische voorbeelden van auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden zijn vakliteratuur, wetenschappelijke en educatieve werken, fictie en non-fictie, kinderboeken, strips, blogs, gedichten, persartikels, foto’s, illustraties, afbeeldingen, cartoons, quotes en liedjesteksten. Ook databanken kunnen beschermd zijn door het auteursrecht, maar ze worden aanvullend geregeld door specifieke wetgeving. Banale werken zonder creatieve of intellectuele keuzes (zoals vakantiefoto’s) zijn niet beschermd door het auteursrecht. Technische of professionele documenten kunnen door hun specifieke structuur en woordkeuze wel beschermd zijn – het auteursrecht is dus niet beperkt tot ‘kunstzinnige’ werken. Een werk moet niet gedeponeerd of geregistreerd worden om auteursrechtelijk beschermd te zijn, de bescherming is vormvrij. De bescherming geldt tot zeventig jaar na de dood van de (langstlevende) auteur. Het auteursrecht beschermt de concrete vorm van het werk – u mag het werk in deze specifieke vorm (bv. door een tekst te kopiëren of een deel daarvan letterlijk over te nemen in een andere tekst) niet gebruiken zonder toestemming van de rechthebbende(n), tenzij de wet een uitzondering op deze regel voorziet.

U kan voor elk digitaal gebruik van externe auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden zelf individuele licenties proberen af te sluiten met de betreffende rechthebbenden, maar dat kan een echt titanenwerk zijn. Er staan miljoenen beschermde bronwerken op het internet, en er komen er nog elke dag bij. Veel online bronwerken – denk bv. aan een foto op Google of Bing – vermelden de naam of de contactgegevens van de rechthebbende(n) niet. De rechthebbende kan trouwens ook buitenlands zijn. Het is dus vaak onduidelijk of, waar en hoe u een individuele licentie kan afsluiten. Het is daarnaast ook van belang dat u de licentievoorwaarden consulteert. Licentievoorwaarden moeten trouwens restrictief worden geïnterpreteerd: wat de rechthebbende niet uitdrukkelijk en specifiek toestaat, is verboden.

Heeft u personeel in dienst, dan wordt het nog wat moeilijker. U moet zich er dan van verzekeren dat u voor elke digitale reproductie, overname, communicatie of presentatie van externe auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden voor professioneel gebruik van elk van uw werknemers, een sluitende individuele licentie heeft afgesloten. Het is voor uw onderneming of instelling wellicht echter niet eenvoudig om het gebruik van externe beschermde teksten en beelden volledig in kaart te brengen voor al uw werknemers.

U heeft het al begrepen. Auteursrechtelijke licenties zelf proberen te regelen, kan in de digitale wereld een moeilijke en tijdrovende opdracht zijn. Dit is ook niet uw core business. Daarom ontwikkelde Reprobel de ‘gecombineerde licentie’. Met deze licentie kan u de meeste vormen van digitaal gebruik van externe beschermde teksten en beelden in één handige bundel regelen, voor Belgische bronwerken maar ook voor een uitgebreid buitenlands repertoire.

pexels-sound-on-3756879

De twee aangifte- en licentieopties van Reprobel

OPTIE 1 – DE GECOMBINEERDE LICENTIE (DIGITAAL + PAPIER)

Al meer dan 50.000 Belgische ondernemingen, zelfstandigen, vrije beroepers, vzw’s en overheidsinstellingen kiezen voor de ‘gecombineerde licentie’ van Reprobel. Deze ruime licentie regelt in één handige bundel de meeste vormen van digitale reproductie / overname / communicatie / presentatie, en daarnaast ook uw papieren reproducties (fotokopies en prints) van bedrijfsexterne auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden. U moet elk apart gebruik dus niet meer individueel regelen met de rechthebbende(n), maar u betaalt een jaarlijkse vergoeding voor alle gebruiken binnen de licentiegrenzen en het repertoire van Reprobel samen. De licentiedekking geldt niet alleen voor Belgische maar ook voor een ruime selectie van buitenlandse bronwerken – het repertoire van Reprobel is nagenoeg wereldwijd.

Net als andere auteursrechtelijke licenties, heeft de gecombineerde licentie een specifiek toepassingsgebied. Kort samengevat dekt de gecombineerde licentie digitale kopieën of overnames vanop het internet, interne digitale communicatie binnen uw onderneming of instelling, externe 1-to-1 of 1-to-few digitale communicatie (bv. met uw raadsman of boekhouder), prints, scans, interne presentaties, digitale archivering en fotokopies van auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden (of delen daarvan) in het binnen- en buitenlandse repertoire van Reprobel.

De publicatie op een publieke website of op sociale media en 1-to-many externe communicatie zoals nieuwsbrieven en promotionele campagnes, dekt de gecombineerde licentie echter niet. De gecombineerde licentie biedt ook geen dekking als voor een specifiek gebruik een individuele licentie op de markt beschikbaar is (bv. voor databanken, e-boeken, structureel gebruik van persartikels of digitale persoverzichten). Is er een individuele licentie beschikbaar, dan moet u dit rechtstreeks en aanvullend regelen met de rechthebbende of zijn beheersvennootschap.

De tarieven van de gecombineerde licentie zijn afgestemd op uw sector (nacebel) en op uw bedrijfsomvang. Een zelfstandige zonder personeel betaalt (voor referentiejaar 2022) maximaal 45 euro BTW exclusief op jaarbasis, ondernemingen met minder dan 5 VTE maximaal 85 EUR BTW exclusief (BTW steeds aan het verlaagde tarief van 6% voor auteursrechten). Grotere ondernemingen betalen een vaste jaarvergoeding per relevante werknemer (bedienden) in VTE, met drie tariefcategorieën naargelang hun sector (administratieve basisvergoeding van 25 EUR + respectievelijk 12, 17 of 25 EUR per relevante VTE, BTW exclusief, voor referentiejaar 2022). Voor de publieke sector geldt een apart tarief per relevante VTE. Reprobel heeft meer dan 50 sectorakkoorden over de gecombineerde licentie afgesloten, in nagenoeg alle sectoren. U vindt onze sectorakkoorden onderaan de homepagina van deze website. Bent u lid van een sectororganisatie die een Reprobel promocode heeft, dan krijgt u op ons portaal korting op het licentietarief.

photocopies

OPTIE 2 – DE REPROGRAFIEAANGIFTE (ALLEEN FOTOKOPIES)

Op het portaal van Reprobel kan u ook kiezen voor een beperktere ‘reprografieaangifte’ (artikel XI.235-239 en XI.318/1-6 Wetboek van Economisch Recht en 2 Koninklijke Besluiten van 5 maart 2017 in verband met de reprografievergoeding voor auteurs en de bijhorende uitgeversvergoeding). Voor fotokopies geldt een wettelijke uitzondering op de regel dat u een licentie nodig heeft voor het gebruik van beschermde werken. U mag als onderneming of instelling dus fotokopies van dit soort werken nemen zonder toestemming van de rechthebbende. Daartegenover staat een wettelijke aangifte- en vergoedingsplicht ten overstaan van Reprobel als centraal innende beheersvennootschap. Deze bijzondere regeling voor fotokopies is wel de enige uitzondering op het auteursrecht voor ondernemingen en overheidsinstellingen (die geen erkende onderwijsinstellingen zijn). Voor alle vormen van digitale reproductie, overname, communicatie, verspreiding en presentatie van beschermde werken, en ook voor prints, geldt de algemene licentieplicht van artikel XI.165 Wetboek van Economisch Recht.

Bij een reprografieaangifte betaalt u een vaste paginavergoeding voor fotokopies van beschermd werk van 0,0554 EUR BTW exclusief (BTW 6%). Als kleinere onderneming kan u ook kiezen voor een ‘gestandaardiseerde aangifte’ voor fotokopies tegen een vaste jaarvergoeding per bediende in VTE: 8, 12 of 20 EUR BTW exclusief per referentiejaar, afhankelijk van uw tariefcategorie. (De tarieven per relevante VTE voor de gecombineerde licentie zijn trouwens op dit Ministerieel Besluit gebaseerd, met een beperkte toeslag voor digitaal gebruik.) Voor prints van beschermd werk kan u aanvullend afrekenen tegen een vast paginatarief van 0,066 EUR BTW exclusief. Voor eventuele papieren persoverzichten rekent u altijd aanvullend op paginabasis af. Neemt u geen papieren reproducties van beschermde werken, dan kan u hiervoor een ‘nulaangifte’ doen.

Voorzichtigheid is wel geboden. Met een reprografieaangifte krijgt u via Reprobel immers geen enkele aanvullende digitale licentiedekking voor het gebruik van beschermd werk, terwijl digitale reproductie en communicatie binnen ondernemingen en instellingen vandaag een courante praktijk zijn geworden. Bij digitaal gebruik van externe beschermde teksten en beelden, kan de gecombineerde licentie aangewezen zijn voor uw onderneming of instelling (zie optie 1). U leest hieronder onder welke voorwaarden u een geldige reprografieaangifte kan doen. Overweeg uw keuze zorgvuldig.

Wanneer bent u auteursrechtelijk in orde?

DIGITAAL GEBRUIK VAN BESCHERMD WERK – Als uw onderneming of instelling externe auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden digitaal kopieert, scant, communiceert, verspreidt, deelt, overneemt of toont, en als u hiervoor de gecombineerde licentie van Reprobel heeft afgesloten en/of als u handelingen die niet door deze licentie worden gedekt (bv. publicatie op een publieke website of sociale media, 1-to-many externe communicatie zoals digitale nieuwsbrieven, handelingen waarvoor een individuele licentie wordt aangeboden zoals databanken en structureel gebruik van persartikels, of handelingen die niet tot het repertoire van Reprobel behoren) aanvullend regelt met de rechthebbende of zijn beheersvennootschap.

PAPIEREN REPRODUCTIES VAN BESCHERMD WERK – Als uw onderneming of instelling  geen enkel digitaal gebruik van externe auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden heeft, maar wel papieren reproducties van dit soort werken heeft genomen, dan moet u een reprografieaangifte bij Reprobel doen: op volumebasis voor fotokopies, prints en papieren persoverzichten, of gestandaardiseerd voor fotokopies. Neemt u ook geen enkele fotokopie of print van extern beschermd werk, dan kan u een ‘nulaangifte’ bij Reprobel doen.

U moet het (digitale en papieren) gebruik van externe beschermde teksten en beelden wel zorgvuldig controleren voor uzelf en alle werknemers van uw onderneming of instelling, voor het kalenderjaar waarvoor u aangifte doet. Reprobel heeft wettelijk het recht om uw gebruik van externe beschermde teksten en beelden in haar repertoire te controleren: voor digitaal gebruik (inclusief prints) op basis van de artikelen XI.261 en XI.263 van het Wetboek van Economisch Recht, en voor fotokopies op basis van de wettelijke controlebevoegdheden voorzien in de beide Koninklijke Besluiten inzake reprografie van 5 maart 2017.

Valt uw onderneming of instelling onder het toepassingsgebied van de reprografieregeling, dan moet u jaarlijks tijdig en correct aangifte doen bij Reprobel. Op laattijdige of duidelijk foutieve aangiftes in het kader van deze regeling, staan wettelijke sancties. Bij vastgestelde digitale auteursrechtelijke inbreuken is de sanctie doorgaans een veelvoud van de normale licentievergoeding. Het zijn in de eerste plaats de rechthebbenden zelf (de auteurs of de uitgevers waarvan u het werk zonder toestemming heeft gebruikt) die u in rechte kunnen aanspreken voor inbreuken op hun auteursrechten, maar ook Reprobel is hiervoor gemandateerd.

Wij gebruiken cookies

We gebruiken cookies op deze website om bezoekers te tracken via Google Analytics. Door verder te gaan, ga je hiermee akkoord. Meer informatie