Een klacht over Reprobel?

Als u een klacht heeft over de werking of het optreden van Reprobel, dan kan u die op twee manieren indienen:

• Ofwel met een brief naar de bedrijfszetel van Reprobel (Havenlaan 86C – 201 A, 1000 Brussel)
• Ofwel per mail naar het mailadres: complaints@reprobel.be.

U richt uw klacht tot de algemeen directeur van Reprobel.

Reprobel behandelt alleen schriftelijke klachten. Reprobel antwoordt niet op mondelinge of anonieme klachten.

U kan zowel wanneer u recht heeft op vergoeding (als rechthebbende) als wanneer u een vergoeding moet betalen of wordt uitgenodigd om een aangifte te doen bij Reprobel (als professionele gebruiker), een klacht indienen bij Reprobel.

Bent u een rechtspersoon, dan moet de klacht worden ondertekend door iemand die u in rechte kan vertegenwoordigen. Het is in dit geval ook handig om een contactpersoon of een dossierbeheerder te vermelden.

Uw klacht moet verder uw identiteit, uw hoedanigheid, uw adres/zetel, uw telefoonnummer/mailadres en de gegevens van uw organisatie (zoals de rechtsvorm, het ondernemingsnummer en het BTW-nummer) bevatten.

Omschrijf nauwkeurig uw klacht en de onderliggende feiten. Liefst voegt u bij uw klacht meteen alle nuttige stukken. Reprobel kan u wel aanvullende inlichtingen of stukken vragen. Ze doet dat alleen als het nodig is om de klacht te onderzoeken. Als u dat wil of als Reprobel dit nuttig vindt, kan u ook worden gehoord.

Reprobel zal u binnen de vijf werkdagen na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging sturen. Reprobel deelt u in die bevestiging mee tegen wanneer u een antwoord op uw klacht zal ontvangen.

Reprobel doet er alles aan om u te antwoorden binnen de maand na het indienen van de klacht. In uitzonderlijke gevallen kan deze antwoordtermijn verlengd worden met maximaal één maand. Reprobel geeft in dat geval aan waarom de termijn is verlengd.

Reprobel beantwoordt uw klacht via hetzelfde communicatiemiddel als dat waarmee u de klacht heeft ingediend.

Reprobel garandeert u dat uw klacht snel en efficiënt wordt behandeld, en dat u een duidelijk en pertinent antwoord krijgt. Dat betekent natuurlijk niet dat Reprobel uw klacht steeds gegrond moet verklaren, maar wel dat Reprobel ze correct behandelt.

Als Reprobel uw klacht (of delen daarvan) afwijst, motiveert ze waarom ze dat doet.

De wettelijke bepalingen over de klachtenprocedure vindt u in artikel XI.273/1 WER.